مدیریت و کنترل پروژه

فهرست مطالب:

• عناصر پنج گانه مدیریت
• تعریف پروژه
• برخی تعاریف دیگر
• انواع پروژه
• ویژگی های پروژه
• ‌ مدیریت و کنترل پروژه به چه معناست ؟
• تاریخچه مدیریت پروژه به چه زمانی باز می‌گردد ؟
• منشور پروژه
• مدیریت پروژه
• فرآیندهای مدیریت پروژه
• مراحل انجام پروژه
• ذینفعان پروژه
• وظایف مدیر پروژه
• اهداف سیستم برنامه ریزی پروژه
• نرم افزارهای متداول برنامه ریزی و مدیریت پروژه
• انواع قراردادهای داخلی و بین المللی و روشهای اجرایی پروژه ها
• کارکرد مدیریت پروژه در چیست ؟
• نمودار فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه

نمونه ای ازمطالب قرارگرفته درداخل این پاورپوینت:

تعریف پروژه:

پروژه عبارت است از مجموعه اقدامات و عملیات پیچیده و منحصر به فردی که متشکل از فعالیتهای منطقی و مرتبط با یکدیگر است که زیر نظرمدیریت و سازمان اجرایی مشخص، برای تامین هدف یا اهداف مشخص، در چارچوب برنامه زمانی و بودجه از پیش تعیین شده ای اجرا می شود.

برخی تعاریف دیگر:

• فعالیت : کوچکترین جزء عملیاتی تشکیل دهنده یک پروژه را گویند.

مثلاً جوش کاری،اجرای آسفالت، اجرای فونداسیون ، … در یک پروژه سازه

• مدت فعالیت : مدت زمان انجام یک فعالیت در پروژه را مدت فعالیت گویند. این زمان میتواند کم یا زیاد باشد اما صفر یا بی نهایت ممکن نیست.
• منابع: به کلیه امکانات و وسایلی گفته میشود که برای انجام آن فعالیت مورد نیاز است. که به سه دسته عمده تقسیم میشوند:

1- منابع انسانی   2- ماشین آلات و تجهیزات 3- مواد و مصالح

انواع پروژه:

1- پروژه اجرایی:

همانند احداث پالایشگاه، احداث سد ، احداث ساختمان و …

2- پروژه مطالعاتی و تحقیقاتی:

همانند مطالعه توجیه اقتصادی یک پروژه، مطالعات اجتماعی و فردی یک منطقه یا شهر و …

3- پروژه خدماتی :

همانند زیبا سازی شهر، بهبود ترافیک ، دفع زباله و …

‌ مدیریت و کنترل پروژه به چه معناست ؟

آرمانها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک، برنامه (Plan) نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی می‌باشند. مانند برنامه توسعه صنایع شیمیایی، برنامه توسعه شبکه راه‌های کشوری ؛ دستیابی به این اهداف و آرمانها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست‌وپنج سال است، امکانپذیر می‌باشد .

• پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند ، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند .
• هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند ، تبدیل و تقسیم می‌شود .

تعریف برنامه‌ریزی:

• فرآیند برنامه‌ریزی ، تعیین توالی و توازی فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است .
  تعریف کنترل پروژه:
• کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه ، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه ، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد . در واقع کنترل ، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است ، بگونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیتها ، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند .

تاریخچه مدیریت پروژه به چه زمانی باز می‌گردد ؟

• تاریخچه مدیریت پروژه در جهان را معمولا به مدیریت پروژه‌های عظیمی همچون ساخت اهرام مصر ، دیوار چین و یا بنا نهادن تخت جمشید به دستور داریوش مربوط می‏دانند ؛ هریک از این پروژه‌ها از جمله پروژه‌های بزرگ و پیچیده تاریخ بشریتند که با کیفیت استاندارد بالا و بکارگیری نیروی عظیم انسانی ساخته شده‏اند .
• یک مدیر پروژه وقتی به شهر اسرارآمیز هخامنشیان سری می‏زند و در هر گوشه‏ای از آن به نقوش هنرمندانه برجسته باستانی برخورد می‌کند بدون شک دچار حیرت می‏گردد که چگونه چنین پروژه عظیمی قریب دو هزار و پانصد سال پیش با چنین کیفیت منحصر به‏ فردی ساخته شده که علی‌رغم ویرانی و به آتش کشیده شدن پیاپی توسط اسکندر و تسخیر کنندگان پس از او همچنان به عنوان نماد حیرت‌انگیز پروژه ایرانی از آن یاد می‏شود . هرچند به دستور کوروش ، مهندسان و سازندگان پاسارگاد موظف بودند شرح کار خود و همچنین برنامه کاری روز بعد خود را در لوحه‌هایی که به نام کارنامک مشهور بود ‏, بنگارند اما امروزه جز با تکیه بر حدسیات نمی‌توان اظهارنظر قاطعی پیرامون نحوه دقیق مدیریت پروژه‌های عظیم عهد باستان ابراز داشت ، چرا که متاسفانه تاکنون هیچ مدرک و نشانه‌ای دال بر چگونگی بکار بستن روشها و تکنیکهای مدیریت پروژه در این طرحها یافت نشده است .
• اما تاریخچه مدیریت پروژه در دنیای جدید به سالهای ابتدایی دهه 1900 میلادی باز می‏گردد ؛ جایی که هنری گانت با توسعه نمودار میله‏ای ابداعی خود آغازگر حرکت پرشتاب بعدی طی سالهای دهه 1950 و 1960 میلادی در پروژه‌های نظامی و هوافضای آمریکا و سپس انگلستان گردید . هرچند نام پرآوازه هنری گانت به عنوان پدر تکنیک‏های برنامه‌ریزی و کنترل پروژه در تاریخ ثبت گردیده است لیکن سالهای دهه 1950 و 1960 به عنوان سالهای آغازین رشد و توسعه مدیریت پروژه در دنیای معاصر شناخته می‌شود . این سالها سرآغاز تکوین و توسعه بسیاری از روشها و دانشهای مربوط با مدیریتهای نه‌گانه پروژه است که سالها بعد توسط نرم‌افزارهای مختلف عملیاتی و در پروژه‌ها بکار گرفته شدند .
• تغییرات سریع تکنولوژیک ، بازارهای شدید رقابتی و رایزنی فشرده و قدرتمندانه شرکتها ، همه‌وهمه سازمانها و بنگاههای متولی پروژه را تشویق به تغییر سیستم مدیریتی خود نمود . در هنگامه نبرد انتخاب بین غرق شدن یا شنا کردن و یا تطبیق و سازگاری یا مرگ و نابودی ، مدیریت پروژه و پروژه‌مداری درمدیریت تنها انتخاب و راه نجات فراروی پیمانکاران و سازمانها بود
• گانت چارت در اوائل دهه 1900 میلادی :
• تاریخچه تکوین بارچارت به دوران جنگ جهانی اول میرسد ؛ جائیکه یک آمریکایی به نام هنری گانت برای نخستین بار چارت را برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌های موسسه کشتی‌سازی‌اش بکار برد. کتاب مرجع مهندسان صنایع اشاره می‌دارد که هنری گانت به کمک ابزار ابداعی خود در خلال جنگ جهانی اول توانست زمان ساخت کشتیهای ترابری خود را به میزان چشم‌گیری کوتاه نماید . امروزه گانت چارت بدلیل ساده و قابل فهم بودن آن , به عنوان روشی جالب و پرطرفدار به شکل وسیعی در دنیا جهت مدیریت زمان پروژه‌ها به کار برده می‌شود . یافته‌های یک پژوهش در میان کاربران نرم افزار برنامه‌ریزی و کنترل پروژه Micro Soft Project نشان داد که هشتاد درصد مدیران پروژه‌ها در دنیا ترجیح می‌دهند‏ برای برنامه‌ریزی و کنترل پروژه‌هایشان از گانت چارت استفاده نمایند .
• مدیریت پروژه در دهه 1950 و 1960 میلادی :
• تقریبا غالب تکنیک‏ها و روشهای مدیریت پروژه که ما امروزه از آنها استفاده می‏کنیم‏ توسط وزارت دفاع ‏, صنایع نظامی و سازمان هوافضای ایالات متحده در خلال سالهای دهه 1950 و 1960 میلادی ابداع و توسعه یافته‏اند که روشهایی همچون روش Pert , ارزش بدست آمده , مهندسی ارزش و ساختار شکست کار از آن جمله‏اند . صنعت ساختمان نیز در تکوین و توسعه روشهایی همچون روش مسیر بحرانی , روش نمودار پیش‏نیازی , استفاده از نمودار شبکه‏ای و تسطیح منابع یاری رسانده است . در جریان این تحولات , پروژه‌های بسیار بزرگی همچون پروژه فضایی آپولو و یا ساخت نیروگاههای اتمی در این دوران اجرایی گردیدند .
• یکی از نخستین کاربردهای علمی و مدرن مدیریت پروژه در ساخت اولین زیردریایی هسته‌ای در دهه 1950 در آمریکا صورت گرفت ؛ دریاسالاری به نام ) ( Adm. Hyman Rickover مدیر پروژه این طرح ، برای اولین بار جهت هماهنگ کردن صدها پیمانکار ، هزاران منبع و اطمینان از اجرای به موقع پروژه ، روشی جدید که امروزه با نام Pert شناخته می‌شود ، ابداع نمود . هرچند بدون وجود کامپیوتر عملیات دستی محاسبه مسیربحرانی بسیار دشوار بود اما کمک بسیار زیاد این روش و اجرای موفقیت‌آمیز پروژه مذکور موجب شد تا همگان به اهمیت علم جدید پی برند . سالیان پس از آن ، این تکنیک در پروژه‌های ساخت فضاپیماها و دیگر پروژه‌های نظامی و غیر آن ، بارها و بارها استفاده شد .
• پیشرفت مهم دیگر بدست آمده در این سالها , تعریف و تکوین مفهوم مسئولیت واحد برای پروژه‌های چندبخشی بود ؛ این مفهوم هنگامی به کار می‏رود که یک فرد در پروژه مسئولیت کاری را در پروژه از ابتدا تا تکمیل پروژه برعهده می‏گیرد . عملی ساختن این مفهوم , تیم پروژه را در به اشتراک نهادن منابع و یاری رساندن به یکدیگر در ماتریس ساختار سازمانی پروژه کمک می‌کند .
• 1960 : پژوهشهای عملی Nasa پیرامون مفهوم ماتریس ساختار سازمانی پروژه‌ها .
• 1962 :Nasa سیستم Pert را معرفی نمود . در این تکنیک تاکید ویژه‏ای بر مفاهیم ساختار شکست کار و کنترل هزینه شده بود .
• 1963 :معرفی مفهوم ارزش بدست آمده در پروژه‌ها توسط نیروی هوایی آمریکا .
• 1963 :مفهوم چرخه حیات پروژه توسط نیروی هوایی ایالات متحده تکوین یافت .
• 1963 :برای اولین بار در پروژه پولاریس در انگلستان , رسما در قرارداد از پیمانکاران خواسته شد تا سیستم مدیریت پروژه را در مدیریت فعالیتهایشان به کار گیرند .
• 1964 :برای نخستین بار سیستم مدیریت پیکربندی پروژه توسط Nasa به عنوان مجموعه رویه‌های اداری برای تعریف , مستندسازی و خصوصا کنترل فیزیکی سیستم یک پروژه و همچنین بازنگری و مستندسازی تغییرات پیشنهادی در این سیستم طراحی گردید .
• 1965 :وزارت دفاع و Nasa در امریکا , سیستم قراردادهای خود را از قراردادهای هزینه به‌علاوه درصدی از سود , به سیستم قراردادهای هزینه به‌علاوه جایزه یا قراردادهای قیمت ثابت تغییر دادند .
• 1965 :در اواسط دهه 1960 میلادی دنیا شاهد رشد شگرف استفاده از تکنیک‏های مدیریت پروژه نوین در صنعت ساختمان بود .
• 1965 :
• شکست پروژه ساخت بمب‏افکن TSR-2 , عملا مشکلات و دردسرهای همزمانی تولید و توسعه ، پیش از تکمیل طراحی در پروژه‌ها را به اثبات رسانید . فقدان مدیریت صحیح بر افزایش دستور کار پروژه , هزینه‏ها و تاخیر‏های پروژه را بسیار بالا برد و در نهایت موجب شکست پروژه گردید .
• 1966 :
• یافته‌های یک پژوهش منتشره در این سال نشان داد که اغلب ، زمان کافی برای مراحل تعریف و آماده‌سازی پروژه در چرخه حیات پروژه‌ها در نظر گرفته نشده و دقیقا به همین دلیل مغایرتهای فراوانی در کنترل استاندارد زمان و هزینه پروژه‏ها و همچنین کنترل ناکافی تغییرات طراحی بوجود می‏آید .
• 1969 :
• موسسه بین‏المللی مدیریت پروژه به عنوان اولین موسسه رسمی مدیران پروژه تاسیس گردید . یکی از مهمترین دستاوردهای تاسیس این موسسه , تدوین استاندارد جهانی دانش مدیریت پروژه بوده است ؛ ازین پس بود که دگرگونیها و پیشرفتهای حوزه مدیریت پروژه ، صورتی منسجم و مدون به خود گرفت

منشور پروژه : حاوی اطلاعاتی است که در فرآیند تعریف پروژه شفاف می گردند.

منشور پروژه توسط مدیر پروژه نوشته می شود و توسط حامی پروژه تأیید می شود تا نشان دهنده این باشد که یک توافق بر روی کار تا زمان تکمیل پروژه وجود دارد. اطلاعات داخل منشور پروژه در این سرفصل ها عبارت است از: 

1- خلاصه پروژه

مقصود از اجرای پروژه را تشریح نمایید. مزایای اقتصادی و کسب و کار ناشی از اجرای پروژه و اهداف اقتصادی کلانی که بواسطه اجرای پروژه محقق خواهند شد را مشخص نمایید.

2- اهداف پروژه

لیستی از اهداف پروژه که به آنها باید دست یافت تهیه کنید. این اهداف بایستی تقویت کننده بنیادهای اقتصادی کسب و کار و استراتژی های سازمان شما باشند. اقلام قابل تحویل پروژه بایستی تقویت کننده اهداف پروژه باشند.

3- محدوده پروژه

دو قسمت اصلی در بخش محدوده وجود دارد، اقلام قابل تحویل و مرزهای پروژه. برای هر قلم قابل تحویل پروژه، یک تعریف کلان تهیه کنید. بسیار مهم است که بتوانید بصورت مشخص در مورد اقلامی که در پروژه باید تولید شوند و چه چیزهایی تولید نشوند، حرف بزنید. این امر کار شما را در مدیریت محدوده زمانیکه تغییراتی بوجود می آید تسهیل مینماید.

علاوه بر اقلام قابل تحویل، شما باید در خصوص مرزهای پروژه حرف بزنید. این تمرینی عالی بمنظور تعریف مرزهای پروژه در قالب دو واژگان داخل محدوده و بیرون محدوده خواهد بود.

4- ساعات کار تخمین زده شده (منابع)

میزان منابع مورد نیاز جهت اجرای پروژه را برآورد کنید. همچنین اطلاعاتی در خصوص نحوه و چگونگی تهیه و برآورد منابع ارائه دهید.

5- دوره زمانی برآورد شده

زمانی که ساعات مورد نیاز و منابع لازم جهت اجرا مشخص شد، شما می توانید مدت زمان کلی پروژه را تا زمان تکمیل آن بر اساس و با فرض میزان منابع مصرفی تخمین بزنید.

6- هزینه برآورد شده

هزینه مورد نیاز نفر-ساعت مورد نیاز نیروی کار و نیز هزینه های بالاسری تجهیزات، تأمین کنندگان، آموزش و مسافرت را نیز به این هزینه ها اضافه کنید.

7- ریسک های اصلی

ریسک ها شرایط بیرونی آینده پروژه و یا وقایعی هستند که باعث بروز مشکلاتی برای پروژه در صورت وقوع می شوند. اگر ضرب احتمال در اثر این وقایع قابل قبول نباشد ریسک تلقی می شوند.

8- مفروضات اصلی

مفروضات مواردی هستند که شما به درستی آنها باور دارید اما 100% مطمئن نیستید. این مفروضات بر اساس تجربه، طوفان فکری با ذینفعان و بررسی مواردی که با ریسک کم در فرآیند مدیریت ریسک تعریف شده اند، بدست می آیند.

9- محدودیت ها

محدودیت ها وقایع یا بازدارنده هایی هستند که خارج از کنترل تیم پروژه بوده و نیاز به اداره آنها از بیرون سازمان است. آنها را مشکلاتی مهم تلقی نکنید. آنها ریسک نیستند مگر آنکه 100% محقق شوند. آنها واقعیت وجودی پروژه هستند.

10- وابستگی های پروژه

لیستی از پروژه های دیگر در حال پیشرفت یا فعال که با پروژه شما وابستگی دارد، تهیه کنید. این وابستگی ها مبتنی بر اقلام قابل تحویل پروژه بوده و بر آنها تأثیر می گذارند.

11- رویکرد پروژه

در این قسمت فازهای اصلی پروژه تشریح می شود و توالی های اصلی در آن.

12- سازمان پروژه

چارت سازمانی دارای باکس هایی است که انعکاس دهنده میزان درگیری ذینفعان در پروژه است. لیستی از مدیر پروژه، حامی پروژه، تیم پروژه کمیته راهبری پروژه و …

ذینفعان پروژه

• ذینفعان پروژه افراد و سازمان های درگیر در پروژه یا عواملی هستند که به نحوی تحت تاثیر فعالیت های پروژه بوده و مالکیت، حقوق و یا علاقه مندی در قبال پروژه داشته یا در این زمینه مدعی هستند.
• موفقیت در اجرای پروژه مستلزم شناسایی ذینفعان و در نظر گرفتن خواسته های آنان در چرخه حیات پروژه است. ذینفعان پروژه به دو دسته کلی زیر تقسیم می شوند:
• ذینفعان داخلی
• ذینفعان خارجی

مهارتهای مدیر پروژه

بکارگیری یک مدیر پروژه توانا، اهمیت زیادی در میزان موفقیت پروژه دارد. نیازهای پروژه، ما را ملزم می سازد تا مهارتها و شایستگیهای مدیر پروژه را متناسب با میزان پیچیدگی پروژه تعیین کنیم. بنابراین، مهارتهای زیر تاثیر زیادی در به خدمت گرفتن مدیر پروژه دارند.

• مهارتهای فردی : کل نگر، تفکر سیستمی، انعطاف پذیری، آشنایی فرهنگی
• مهارتهای مدیریت پروژه ای: برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و پایش
• مهارتهای اجتماعی: رهبری، روابط عمومی، ایجاد انگیزش و ایجاد تیم
• مهارتهای فنی: توانایی های مهندسی و علمی، توانایی در علم ریاضیات، تجربیات خاص پروژه
• مهارتهای مدیریتی و تجاری: دیدگاه سازمانی، مدیریت تجاری عمومی و اصول برنامه ریزی و بودجه بندی

اهداف سیستم برنامه ریزی پروژه

تهیه، گردآوری، ثبت و نگهداری اطلاعات لازم به منظور تصمیم گیری مدیران پروژه و پاسخ به سوالاتی از قبیل:

• پروژه چه مدت طول می کشد؟
• آیا پروژه در تاریخ قرارداد خاتمه می یابد؟
• تاخیر فعالیتها چگونه بر تاریخ ختم پروژه تاثیر می گذارند؟
• منابع کمیاب چگونه زمانبندی و برنامه ریزی می شوند؟
• چگونه مواد و مصالح را تهیه و توزیع کنیم تا هزینه حداقل شود؟
• باصرفه ترین روش جبران تاخیر یا تسریع مدت اجرای پروژه چیست؟
• نقدینگی پروژه چگونه تنظیم می شود؟

انواع قراردادهای داخلی و بین المللی و روشهای اجرایی پروژه ها :

پیمانکار اصلی یا عمومی (General Contractor )

• پیمانکاری است که برای ساخت پروژه با کارفرما قرارداد می بندد و مسئولیت کامل اتمام و تکمیل کار را به عهده میگیرد.
• بسیاری از پیمانکاران عمومی اجازه اجرای کارهای تخصصی را ندارند و باید پیمانکاران متخصص را برای چنین کارهایی مانند بر ق کاری و لوله کشی و … استخدام نمایند.

پیمانکار جزء (Sub Contractor )

• یک پیمانکار با تخصص خاص که برای یک پیمانکار عمومی دیگر کار می کند.

کنسرسیوم (Consortium)

• گروهی از اشخاص یا شرکتها که به منظور انجام یک پروژه یا فعالیت شکل گرفته اند که انجام آن فعالیت یا پروژه ماورای توانایی های هر یک از اعضا به صورت منفرد می باشد.

• فنون مدیریت ‌پروژه سوالات زیر را پاسخ‌ می‌گویند :

–  چگونه می‌توان کارهای لازم برای اتمام موفقیت‌آمیز پروژه را تعریف ‌کرد ؟

–  مدت ‌زمان اجرای پروژه چقدر خواهد بود و چه هزینه‌ای در بر خواهد داشت ؟

– چگونه می‌توان گروه مناسب ‌کاری برای اجرای پروژه ایجاد نمود ؟

–  چه مقدار کار و وظایف را بر عهده‌ یک‌ نفر می‌توان‌ گذاشت و چگونه می‌توان از اجرای آن اطمینان‌ یافت ؟

– چگونه می‌توان انگیزه‌ کاری را در بین افراد یک‌ گروه زنده ‌نگه‌ داشت ؟

–  چگونه باید با افزایش‌ هزینه‌ها برخورد کرد ؟

–  آیا بودجه و هزینه تحت‌ کنترل است ؟

–  در چه ‌مواقعی و کجا ، پروژه در معرض شکست قرار می‌گیرد ؟

– برای اطمینان از انجام به‌موقع کارها چه‌ باید نمود ؟

–   آیا می‌توان تشخیص‌ داد که پروژه واقعا بر روی برنامه حرکت ‌می‌کند یا خیر ؟