درصد پیشرفت برنامه ای و واقعی

فهرست مطالب:

• تعریف برنامه ریزی و کنترل پروژه
• تفاوت برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه
• تفاوت مانیتورینگ وکنترلینگ
• تفاوت پروژه و طرح و برنامه
• مدیریت پورتفولیو
• محدودیت‏های پروژه
• تعریف پروژه
• ویژگی های پروژه
• انواع پروژه
• اهم دلایل تاخیر و شکست پروژه‌ها :
• دلایل موفقیت پروژه :
• چرخه حیات پروژه
• چارت زمانی مراحل اجرا پروژه
• ساختار شکست فعالیتها WBS
• انواع تکنیک های برنامه ریزی پروژه
• فرآیند کنترل پروژه
• مراحل محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای
• محاسبه درصد پیشرفت واقعی پروژه

نمونه ای ازمطالب قرارگرفته درداخل این پاورپوینت:

مدیریت و کنترل پروژه:

• توجه به دو عنصر ”برنامه ریزی” و“ کنترل“ در مدیریت علمی به عنوان ارکان اساسی وظایف مدیریت شناخته میشود. توجه به این دو عامل باعث صرفه جویی در زمان و هزینه انجام پروژه ها خواهد شد.
• عناصر پنج گانه مدیریت پروژه عباتند از:

برنامه ریزی، سازماندهی، مدیریت منابع انسانی،راهبری، کنترل

• سازمانهای صنعتی،شرکت های پیمانکاری، مهندسین مشاور و سایر سازمانهایی که به نحوی در امور طراحی، نظارت و یا اجرای طرح های صنعتی، عمرانی یا پژوهشی سر وکار دارند، مسلماً میبایست به این دانش مسلح باشند.

تعریف برنامه ریزی و کنترل پروژه:

تعریف برنامه‌ریزی:

• فرآیند برنامه‌ریزی ، تعیین توالی و توازی فعالیتهای لازم برای اجرای یک پروژه با در نظر گرفتن زمان مورد نیاز برای اجرای هر فعالیت و کیفیت تعیین شده برای آن فعالیت است .
  تعریف کنترل پروژه:
• کنترل پروژه فرایندی است در جهت حفظ مسیر پروژه برای دستیابی به یک تعادل اقتصادی موجه بین سه عامل هزینه ، زمان و کیفیت در حین اجرای پروژه ، که از ابزار و تکنیک‌های خاص خود در انجام این مهم کمک می‌گیرد . در واقع کنترل ، اجرای دقیق و کامل برنامه تدوین‌شده برای پروژه است ، بگونه‌ای که هنگام خروج از برنامه بتوان با تشخیص علل و طرح اقتصادی‌ترین فعالیتها ، پروژه را به نزدیک‌ترین حالت ممکن در مسیر اولیه و اصلی خود بازگرداند .

تفاوت برنامه ریزی پروژه و کنترل پروژه:

• برنامه ریزی، بر روی تعیین اهداف و جهت ها متمرکز است و کنترل، کارها را به سمت آن هدف و جهت ها هدایت میکند.
• برنامه ریزی، منابع را به فعالیتها تخصیص میدهد و کنترل، برای استفاده مؤثر و مناسب از منابع کوشش میکند.
• برنامه ریزی، عواملی مثل نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و… را برای فعالیتها پیش بینی میکند و کنترل پروژه در عمل آنها را تدقیق میکند.
• برنامه ریزی، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ایجاد میکند و کنترل، در صورت نیل به اهداف، برای تشویق آنها مورد استفاده قرار میگیرد.

تفاوت مانیتورینگ وکنترلینگ

• آنچه امروزه ما بنام کنترل پروژه می نامیم در واقع همان مانیتورینگ پروژه می باشد. مانیتورینگ بمعنای مشاهده تفاوت میان آنچه برنامه ریزی شدهBase line plan ) & Plans ( و آنچه در عمل (Actual) حاصل شده می باشد. پر واضح است که انواع گزارشات پروژه ای درحقیقت خروجی های بخش مانیتورینگ می باشند ونه کنترل پروژه.
• آنچه کنترلینگ نامیده می شود در واقع نتایج (Action Plan) حاصل از آنالیز خروجی های بخش مانیتورینگ پروژه جهت رفع تاخیرات و سایر مشکلات بوجود آمده در حین اجرا می باشد.

تفاوت پروژه و طرح و برنامه:

در زبانهای گوناگون و حتی در سازمانهای مختلف هر کشور در مورد واژه‌های برنامه ، طرح یا پروژه ، اختلافات لغوی ، معنایی و قانونی وجود دارد ؛ از این رو چهارچوب آنان روشن و آشکار نیست و گاه به جای یکدیگر نیز استفاده می‌شوند .

• آرمانها و اهداف تعیین‌شده حکومت در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت یا استراتژیک ، برنامه (Plan)نامیده می‌شود که این برنامه‌ها دارای اهداف کیفی می‌باشند . مانند برنامه توسعه صنایع گاز یا پتروشیمی ، برنامه توسعه شبکه راه‌های کشوری ؛ دستیابی به این اهداف و آرمانها در یک فاصله زمانی بلندمدت که معمولا بین ده تا بیست‌وپنج سال است ، امکانپذیر می‌باشد .
• پس از اینکه برنامه‌ها در سطح برنامه‌ریزی بلندمدت مشخص گردیدند ، هر برنامه در سطح برنامه‌ریزی میان‌مدت یا تاکتیکی توسط مدیریت طراز اول یا سیستم اجرایی کشور به مجموعه‌ای از طرحها (Program) یا برنامه‌های اجرایی تفکیک می‌شود که شامل مجموعه‌ای از تصمیمات مقطعی یا اجرایی هستند که ظرف پنج تا ده سال آینده باید اجرا و به نتایج موردنظر برسند .
• هر طرح در سطح برنامه‌ریزی کوتاه‌مدت یا اجرایی توسط واحدهای ستادی یا سطوح مدیریت میانی نظام اجرایی کشور به مجموعه کارها و عملیاتی که آن را پروژه (Project) می‌نامند ، تبدیل و تقسیم می‌شود .

تعریف پروژه:

• مجموعه تلاش های موقتی برای تحقق یک تعهد در ایجاد یک محصول یا ارائه خدمات مشخص میباشد.
• مجموعه ای از فعالیتها برای دستیابی به منظور خاص یا هدف خاص انجام میگیرد.
• مجموعه اقدامات و عملیات خاص که دارای روابط منطقی با یکدیگر است بوده و برای نیل به هدف یا اهداف معینی انجام میشود.

ویژگی های پروژه:

• موقتی بودن
• دارای هدف یا اهداف تعیین شده می باشد.
• همواره محدودیتهایی به پروژه اعمال می شوند.
• دارای چرخه حیات می باشد.
• هر پروژه پدیده ای یکتا است.
• همواره با عدم قطعیت همراه است.

انواع پروژه:

1- پروژه اجرایی:

همانند احداث پالایشگاه، خطوط لوله گاز و نفت، احداث سد ، احداث ساختمان و …

2- پروژه مطالعاتی و تحقیقاتی:

همانند مطالعه توجیه اقتصادی یک پروژه، مطالعات اجتماعی و فردی یک منطقه یا شهر و …

3- پروژه خدماتی :

همانند زیبا سازی شهر، بهبود ترافیک ، دفع زباله و …

اهم دلایل تاخیر و شکست پروژه‌ها :

1- کمبود اعتبارات مالی

2- مشکلات و تزاحم های قانونی

3- استراتژی ناصحیح اجرای پروژه

4- فقدان پیمانکاران و نیروهای کارآمد و متخصص

5- فقدان سیستم مدیریت صحیح علمی

دلایل موفقیت پروژه :

1- برنامه ریزی تفصیلی و به هنگام سازی پیوسته آن با توجه به برنامه مبنای پروژه

2- تفکیک پروژه به WBS و فازها

3- تعیین دستاوردها یا موارد قابل تحویل (Deliverables)

4- قابل اندازه گیری کردن پیشرفت پروژه از طریق تعیین مایلستونها (سنگ نشانه ها)

5- کنترل پروژه به طور پیوسته با توجه به برنامه، WBS، دستاوردها و مایلستونها

6- تعهد انجام کار در کنار تعهد و تقید به سودآوری

7- درگیر شدن و دخالت دادن تیم پروژه در برنامه ریزی داخلی

8- بررسی ها و بازرسی های منظم و دوره ای

9- ایجاد روحیه مسوولیت پذیری در اعضای تیم پروژه

10- ایجاد جذابیت کاری در مشاغل و محیط کار

11- برقراری ارتباطات موثر با تمامی هموندان اصلی

12- راهبری و مدیریت علمی

13- به حداقل رساندن تهدیدات (کاهش ریسکهای پروژه)

14- طرح ریزی و اجرای سیستم ارزیابی عملکرد و پاداش پرسنل

15- اطمینان از حضور موثر و حمایت موثر مدیریت ارشد

16- توجه و تقویت انگیزه های فردی اعضای تیم پروژه

ساختار شکست فعالیتها WBS

Work Break down Structure یا WBS در واقع یک ساختار سلسله مراتبی از فعالیتهای پروژه است که برای برنامه ریزی و سازماندهی صحیح فعالیتهای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. برای نشان دادن جایگاه هر فعالیت در ساختار سلسله مراتبی از کدهایی با عنوان کد WBS استفاده می شود.

مراحل محاسبه درصد پیشرفت برنامه ای :

• 1) محاسبه درصد وزنی هر فعالیت
• 2) تقسیم درصد وزنی هر فعالیت بر زمان فعالیت ( به روز)
• 3) قرار دادن حاصل تقسیم فوق بر روی گانت چارت
• 4) جمع عمودی اعداد روی گانت چارت برای هر ماه ( درصد پیشرفت برنامه ای پروژه در هر ماه را می دهد)
• 5) محاسبه مجموع تجمعی اعداد بند 4 ( درصد پیشرفت برنامه ای پروژه تا پایان هر ماه ). این عدد برای آخرین ماه باید 100% شود