جایگاه مهندسی ارزش در مدیریت پروژه

فهرست مطالب:

• تعاریف و توصیف های مرتبط با مهندسی ارزش
• برنامه کاری مهندسی ارزش
• اصول بنیادی مهندسی ارزش
• جایگاه مهندسی ارزش در مدیریت پروژه
• دستورالعمل ارجاع کار و انعقاد قرارداد با واحدهای خدمات مهندسی ارزش
• کلیات مهندسی ارزش
• تعریف مهندسی ارزش
• زمان شروع کار مهندسی ارزش
• شرایط و روش انتخاب طرح برای اعمال مهندسی ارزش
• ضوابط کلی انتخاب واحد خدمات مهندسی ارزش
• حق الزحمه خدمات مهندسی ارزش
• شرح عمومی خدمات مهندسی ارزش

نمونه ای ازمطالب قرارگرفته درداخل این پاورپوینت:

• برنامه کاری مهندسی ارزش:

     برنامه کاری مهندسی ارزش ارایه ای از رویکردها و عملکرد لازم برای بدست آوردن جواب بهتر و مؤثرتر برای مسأله می باشد. برنامه مهندسی ارزش شامل هفت فاز به شرح ذیل می باشد:

1- فاز عمومی

2- فاز اطلاعات

3- فاز عملکرد

4- فاز خلاقیت

5- فاز ارزیابی

6- فاز بررسی و توسعه

7- فاز توصیه

       1) در طول فاز عمومی روند را با سازمان دهی نیروی کار ، مشخص نمودن تصمیم گیرنده، انتخاب محدوده کار، تخصیص عملکرد به هرکدام از اجزاء و جهت دهی به کار گروهی سامان داده می دهند.
2) در فاز اطلاعات مسأله به اشکال خاص تجزیه می شود. از کلی گویی پرهیز می گردد . تمامی اطلاعات مربوط به طور دقیق و معنی دار جمع آوری می شود تا در تصمیم گیری کمک نماید.

         3) فاز عملکردمشتمل بر کلیه تلاش هایی است که برای ارزش صورت می گیرد. عملکردهای اصلی و فرعی تعریف می شوند.

4) در فاز خلاقیت، روشهای خلق ایده های جدید بکار گرفته می شود. این روش برای خلق انبوهی از ایده ها در رابطه با محصولات، فرایندها، روش ها و غیره برای رسیدن به عملکرد و یا عملکردهای تعریف شده بکار می رود.

       5) در فاز ارزیابی ، ذهن قضاوت گرا به فعالیت وادار می شود. عقاید و ایده هایی که در فاز خلاقیت ایجاد گردید تصفیه، اصلاح و ترکیب می گردد تا پیشنهاد مورد نظر حاصل شود.

6) ایده های خلاقی که در بالا تصفیه، ارزیابی و مقایسه شد، در فاز تحقیق و بررسی در معرض تجدید نظر قرار می گیرند، با کمک گرفتن از مشاورین صنعتی استفاده از استانداردهای ملی که مورد استفاده قرار می گیرد منجربه راه حلهای منطقی، عملی با هزینه پایین می گردد.

         7) در فاز اجرا جنبه هایی از قبیل چه چیز احتیاج است؟(منابع،بودجه، زمان، افراد، کمک و غیره) مورد نظر قرار گرفته و پس از تأیید تصمیم گیرنده مراحل اجرایی آغاز می شود.

• جایگاه مهندسی ارزش در مدیریت پروژه:

هر چند تحولات مرتبط با هردو فرایند مدیریت پروژه و مهندسی ارزش، به طور عمده در حوزه کارفرمایان یا در بخش های دولتی صورت گرفته است، اما تعامل میان این دو فرایند، کمتر مورد توجه بوده است. جدایی دو فرایند مدیریت پروژه و مهندسی ارزش، نه تنها موجب بروز مشکلات عمده و تحمیل هزینه های سنگین در دوره عمر پروژه ها شده است، بلکه این عدم تعامل، خود موجب بروز سوءتفاهم های عمده و پدیدآمدن موانعی در به کارگیری مهندسی ارزش، در پروژه ها گردیده است.

از یک سو، سازمان های کارفرمایی پروژه ها، انجام اقدام هایی از جنس فعالیت های مهندسی ارزش را جزیی از وظایف حرفه
ای مشاوران طرح ها پنداشته اند و معتقد بوده اند که مشاوران باید اصول مهندسی ارزش را در پروژه ها مورد توجه قرار دهند و از سوی دیگر، این نگرانی همواره وجود داشته است که به کارگیری مهندسی ارزش ممکن است موجب عدول از استانداردها و مشخصات فنی طرح شود و تحقق هدف های زمانی پروژه را نیز با مخاطره مواجه نماید؛ لذا ، چنین اقدام هایی را توام با پذیرش ریسک زیاد دانسته اند.

مشاوران طراحی نیز به دلیل تمایل به داشتن روابط بلندمدت با کارفرما و سوء تفاهم هایی که از این ناحیه داشته اند و به این گمان که بهبود طرح ها ممکن است به این روابط و شخصیت حرفه ای آنها خدشه وارد کند، با به کارگیری مهندسی ارزش موافق نبوده اند. در این بین، بخش پیمانکار اجرا نیز انگیزه کافی برای تغییر طرح ها نداشته است، زیرا از یک سو هرگونه پیشنهاد تغییر، به مشاور طراحی ارجاع می گردد و روند تأیید در این بخش (با وجود سوءتعبیرها) بسیار طولانی است و از سوی دیگر، فعالیت های اجرا را با مشکل مواجه کرده و حاشیه سودآنها را کاهش خواهد داد.

رویکردی که می تواند موجب تعامل منطقی میان فرایندهای مدیریت پروژه و مهندسی ارزش گردد، با توجه به جایگاه این دو فرایند در چرخه عمر پروژه ، حاصل می شود. با این نگرش، ، بسیاری از مشکلات مرتبط با زمان اجرای مهندسی ارزش در چرخه عمر پروژه، ارتباط میان شیوه های اجرای پروژه ها (استراتژی پیمان)، چگونگی به کارگیری مهندسی ارزش، اعمال مدیریت پروژه مهمتر از همه توجه به نقش و جایگاه عوامل ذی نفع، به ویژه بهره برداران(اعم از بهره بردار فنی و کاربر نهایی) و نیز تأمین کنندگان مالی پروژه ها (به ویژه دولت) در فرایندهای مدیریت پروژه و مهندسی ارزش، مرتفع خواهد گردید.

• کلیات مهندسی ارزش:

مهندسی ارزش ابتدا در سال های پس از جنگ جهانی دوم مطرح و در دو دهه اخیر به طور جدی در ساخت و سازها مورد توجه قرار گرفت و به عنوان یک روش مهم در عرصه فعالیت های مهندسی شناخته شده است. مهندسی ارزش به عنوان شیوه ای کارآمد برای شناسایی و حذف هزینه های غیرضروری و کوتاه کردن زمان اجراء و بهینه سازی طرح ها به کار گرفته می شود. لازم به توضیح است که بررسی های مهندسی ارزش تنها به مرحله طراحی و ساخت طرح ها محدود نمی شود، بلکه شامل مرحله بهره برداری و نگهداری نیز می باشد و حتی ممکن است هدف طرح را نیز گسترده و یا تکمیل نماید.

مهندسی ارزش با ارائه راهکارهای نو و ابتکارها و خلاقیت ها و استفاده از تجربه ها، نتایج سودمندی را در زمینه های بهبود کیفیت و صرفه جویی به عنوان دو عامل بسیار اساسی در پی داشته است.
تجربه جهانی نشان می دهد که هر واحد هزینه برای مهندسی ارزش 15 تا 30 واحد صرفه جویی در پی دارد. از آنجا که در کشور ما طرح های مختلف و متنوعی در حال اجراء می باشد که اعتبارات زیادی را به خود تخصیص می دهند، لزوم بکارگیری مهندسی ارزش و تهیه دستورالعملی برای کاربرد آن از اهمیت ویژه ای برخوردار است.

در مهندسی ارزش فرض بر این است که هزینه هر طرح را می توان با مقایسه گزینه های محتمل در هر فعالیت و انتخاب گزینه بهینه، با حفظ کیفیت و کارآیی به حداقل رساند .

• تعریف مهندسی ارزش:

مهندسی ارزش تلاشی سازمان یافته است که با هدف بررسی و تحلیل فعالیت های طرح در مراحل طراحی، اجراء ، بهره برداری و نگهداری انجام می شود. این بررسی با استفاده از تجارب، ابتکارها و خلاقیت های متخصصان در جهت تحلیل کارکرد سیستم ها، عوامل، تجهیزات، تأسیسات، به منظور دستیابی به کارکردهای پیش بینی شده با کمترین هزینه و با حفظ و یا ارتقای کیفیت و قابلیت اطمینان و کارایی انجام می شود.

به بیان دیگر مهندسی ارزش مجموعه ای از چند روش فنی به منظور بازنگری و تحلیل اجزای کار و استفاده از خلاقیت ها وروش های تحلیل سیستمی برای بهینه سازی طرح است.
مهندسی ارزش این چنین نیز تعریف شده است: مهندسی ارزش مجموعه روش های نظام یافته و کاربردی برای تشخیص و بررسی فعالیت های یک خدمت و یا محصول و انجام آنها با حداقل هزینه است.

• زمان شروع کار مهندسی ارزش:

مناسب ترین زمان شروع کار مهندسی ارزش قبل از اجرای طرح و پس از انجام حدود 20 تا 25 درصد کارهای طراحی (مرحله دوم) است. البته برای طرح های مانند سد و تونل که در ارتباط مستقیم با طبیعت هستند به علت کسب اطلاعات دقیقتر در حین اجراء و یا طرح هایی که مطالعات آنها بهنگام نشده، لازم است در مرحله اجراء نیز مهندسی ارزش اعمال گردد.

• شرایط و روش انتخاب طرح برای اعمال مهندسی ارزش:

   مراحل روش انتخاب طرح برای اعمال مهندسی ارزش به شرح زیر است :

4-1- فهرست طرح هایی که باید مهندسی ارزش در مورد آنها اعمال شود از طرف معاونت فنی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور با هماهنگی مدیریت بخشی مربوط ، به دستگاه اجرایی اعلام می گردد.

4-2- چنانچه انتخاب واحد مهندسی ارزش قبلاً در موافقتنامه طرح عمرانی درج نشده باشد، باید در اصلاحیه موافقتنامه پیش بینی لازم صورت گیرد.

• ضوابط کلی انتخاب واحد خدمات مهندسی ارزش:

5 -1- دستگاه اجرایی پس از اطلاع از تصمیم سازمان

   مدیریت و برنامه ریزی کشور(مطابق با مندرجات ردیف4-1 این دستورالعمل) به منظور ارجاع کار، مدارک انجام کار شامل: شرح موضوع طرح و محدوده آن، موافقتنامه، شرایط عمومی، شرح خدمات و مدت قرارداد مربوط را تهیه میکند.

5-2- دستگاه اجرایی از بین واحدهای مهندسی ارزش موجود و یا واحدهایی که خدمات مشابه را به صورت موردی انجام داده اند و همچنین در اداره ثبت شرکتها و مالکیت های صنعتی به ثبت رسیده و صلاحیت های فنی، مدیریتی و اخلاق حرفه ای آنها مورد تأیید دستگاه اجرایی می باشد، تعدادی را انتخاب و مجموعه مدارک تهیه شده را در صورت تمایل آنها، با تعیین مهلت تسلیم پیشنهادها برای آن واحدها ، ارسال می کند.

5-3- واحدهای مهندسی ارزش دعوت شده مدارک استعلام را بررسی کرده، نمودار سازمانی انجام خدمات و مشخصات و سوابق افراد کلیدی و حق الزحمه پیشنهادی خود را تهیه و در مهلت مقرر به دستگاه اجرایی تسلیم می کنند.
5-4- دستگاه اجرایی پیشنهاد واحدهای مهندسی ارزش را رسیدگی کرده و مناسب ترین آنها را انتخاب می نماید، پیشنهاد خود را همراه با تمام مدارک استعلام (پیشنهادهای واحدهای خدمات مهندسی ارزش) برای رسیدگی و تصویب به معاونت فنی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور ارسال می نماید.

5-5- رسیدگی و تأیید پیشنهاد دستگاههای اجرایی بعهده هیأتی متشکل از اعضای مشروح زیر با دبیری مدیر کل دفتر امور فنی و تدوین معیارها میباشد:
– مدیر کل دفتر امور مشاوران و پیمانکاران سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
– مدیر کل دفتر امور فنی وتدوین معیارهای سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور

– معاون دفتر بخشی مربوط در سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور (در مورد طرح های عمران ملی) یا نماینده سازمان مدیریت و برنامه ریزی استان مربوط (در مورد طرح های عمرانی استانی).
– کارشناس متخصص مهندسی ارزش به انتخاب معاونت فنی سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
– هیأت یاد شده ظرف مدت دو هفته پس از دریافت پیشنهاد دستگاه اجرایی با توجه به بند 6 به موضوع رسیدگی نموده و نتیجه را به دستگاه اجرایی ابلاغ میکند تا براساس آن اقدام به انعقاد قرارداد شود.

• حق الزحمه خدمات مهندسی ارزش:

حق الزحمه خدمات مهندسی ارزش از رابطه زیر بدست می آید:

W=0.1I1+0.45A0.9+0.03mI1(36/12+T)

که در این رابطه

W حق الزحمه مهندسی ارزش برحسب ریال

1I حق الزحمه مرحله اول خدمات مشاوره برای طرح طبق ضوابط سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور برحسب ریال

A مبلغی که در اثر اعمال مهندسی ارزش در اجراء صرفه جویی شده است برحسب ریال
m تعداد ماههایی که در اثر اعمال مهندسی ارزش در اجراء صرفه جویی شده است.
T مدت پیش بینی شده اجرای طرح به ماه

• شرح عمومی خدمات مهندسی ارزش:

1- اخذ اطلاعات ، مدارک، گزارشها و نقشه های مربوط به طرح

2- بررسی مدارک فوق و اطمینان از کافی بودن و در صورت لزوم تکمیل آنها

3- بازدید از منطقه طرح و آگاهی از مسایل مختلف آن (محدوده

طرح، ویژگیهای ساختگاه و …).

4- مشورت با طراح و آگاهی از جزییات طرح

5- مذاکره با کارفرما و بررسی اهداف و نیازهای طرح
6- شناخت منابع، امکانات و تواناییها در منطقه
7- شناخت نیازها، مشکلات و محدودیتها
8- آگاهی ازمشخصات طرح، ظرفیتها و هزینه ها
9- شناخت روش ها، خط مشی اجرای طرح، فناوری لازم و مشخصه های اجرایی
10- بررسی و شناخت شرایط اقلیمی منطقه، شرایط اجتماعی، مسایل زیست محیطی و …

11- بررسی مبانی طرح و مقایسه آن با اهداف طرح
12- بررسی ضوابط واستانداردهای به کار گرفته شده در طراحی، فرایندها، سیستم ها و تجهیزات
13- بررسی گزینه های پیشنهادی، مقایسه آنها و حصول اطمینان از انتخاب گزینه برتر
14- تشکیل همایشی یک یا دو روزه با شرکت تمامی متخصصان و دست اندرکاران طرح و ثبت نظرها و پیشنهادها
15- مشخص نمودن اجزای طرح و تعیین نقش و اهمیت هریک از آنها (اجزاء به قسمت های اصلی و قابل تفکیک طرح ها که هریک عملکرد مشخصی داشته باشد، اطلاق می شود).

16- ارزیابی راه حلها
16-1- بررسی علل انتخاب راه حلها، روشهای اجراء، مصالح، تأسیسات و تجهیزات و مطالعه جایگزینی آنها با عوامل یا راه حلهای دیگر
16-2- مقایسه راه حلهای مختلف با استفاده از خلاقیت ها وابتکارهای تمام افراد
17- بررسی محدودیت ها و تحلیل موانع برای راه حلهای جدید
18- بررسی و انتخاب سه یا چهار گزینه برتر

19 – مشخص نمودن هزینه هر یک از فعالیت ها و درنهایت هزینه هر یک از گزینه ها
20- مشخص نمودن درآمدهای حاصل از هر گزینه
21- تعیین شاخص ارزش برای هریک از گزینه ها
(شاخص ارزش برابر است با مجموع درآمدهای حاصل از هر گزینه تقسیم بر مجموع هزینه های آن)
شاخص ارزش بزرگتر از یک، نشانه ارزش بیشتر و کوچکتر از یک نشانه ارزش کمتر است.
شاخص ارزش گزینه = In مجموع هزینه های آن گزینه / مجموع درآمدهای حاصل از آن گزینه (n شماره گزینه می باشد)

22- بررسی گزینه ها از بزرگترین شاخص ارزش شروع می شود. به این ترتیب که گزینه ای که بزرگترین شاخص ارزش را کسب نموده، به لحاظ تطابق با استانداردهای کیفیت، ایمنی، آثار زیست محیطی و مسایل اجتماعی و سهولت در بهره برداری مورد بررسی قرار میگیرد و در صورت پذیرش انتخاب می شود. چنانچه گزینه یاد شده با مشکلی روبرو شود نسبت به اصلاح آن اقدام می شود، در غیر این صورت گزینه بعدی باید به همین روش مورد ارزیابی قرار گیرد.

23- بازنگری و تکرار عملیات در صورت نیاز، با توجه به اینکه انتخاب در فرایند مهندسی ارزش به طور معمول مبتنی بر روش آزمون و خطاست.
24- محاسبه کل صرفه جویی های حاصل از بررسی و اعمال مهندسی ارزش برای گزینه مرجح(مقدار صرفه جویی های به عمل آمده باید به طور مشخص و مستند ارائه شود).

25- بررسی زمان های لازم برای اجرای هریک از فعالیت ها و ارائه برنامه زمانی بهینه اجرای کل طرح و درنتیجه مشخص نمودن زمان های صرفه جویی شده (مقدار زمان صرفه جویی شده باید به طور مشخص و مستند ارائه شود.)
26- ارائه گزارش های نهایی همراه با مستندات و توصیف پیشنهادها و صرفه جویی های به عمل آمده به دستگاه اجرایی.