مدیریت و کنترل پروژه

فهرست مطالب:

• تعریف پروژه
• برخی تعاریف دیگر
• انواع پروژه
• ویژگی های پروژه
• چرخه حیات پروژه
• پروژه چیست ؟‌ مدیریت و کنترل پروژه به چه معناست ؟
• تاریخچه مدیریت پروژه به چه زمانی باز می‌گردد ؟
• فرآیندهای مدیریت پروژه
• مراحل انجام پروژه
• وظایف مدیر پروژه
• کارکرد مدیریت پروژه در چیست ؟
• گام های برنامه ریزی و کنترل پروژه
• ساختار شبکه
• ساختار اولیه شبکه
• روشهای تهیه اطلاعات و تنظیم شبکه
• تعاریف مرتبط با شبکه
• قوانین رسم شبکه های برداری
• اشتباهات عمومی در ترسیم شبکه
• انواع وابستگی ها
• انواع روابط میان دو فعالیت
• نمودار گانت
• روش مسیر بحرانی(CPM)
• محاسبات روش مسیر بحرانی
• شناوری در تاریخ های وقوع رویدادها
• ادامه تعاریف مسیر بحرانی
• انواع شناوری
• تعیین فعالیتهای بحرانی و مسیر های بحرانی شبکه
• ترتیب بندی فعالیتها به ترتیب درجه بحرانی بودن
• واقعه کلیدی(Milestone)
• وابستگی ربطی
• شبکه های گره ای
• علائم قابل کاربرد بر روی فعالیتها
• شبکه تقدمی یا مستطیلی(Precedence Network)
• معرفی استانداردهایPMوآشنایی با PMBOK
• فرایندهای PMBOK
• جایگاه نه سطح دانش در 5 گروه فرایندی
• موازنه زمان – هزینه
• مدل های ممکن در بررسی زمان – هزینه
• چگونگی موازنه هزینه- زمان(Time-Cost Trade-off)
• هزینه های مستقیم پروژه
• الگوریتم ابتکاری
• هزینه های غیر مستقیم پروژه
• الگوریتم زیمنس برای موازنه زمان-هزینه
• نمودار گانت وشبکه های دارای مقیاس زمان
• نمودارهای گانت (میله ای)
• تبدیل شبکه های CPM به نمودارهای گانت
• برنامه ریزی و تخصیص منابع
• منابع چیستند؟ (Resources)
• الگوریتم تخصیص منابع محدود
• مسئله تخصیص منابع تجدید ناپذیر(مصرفی)
• تسطیح منابع(Resource Leveling)
• الگوریتم برگس(Burgess) برای تسطیح منابع

نمونه ای ازمطالب قرارگرفته درداخل این پاورپوینت:

مدیریت پروژه:

مدیریت پروژه عبارتست از به‏کارگیری دانش‏ها، مهارت‏ها، ابزار و تکنیک‏های لازم در اداره جریان اجرای فعالیت‏ها، به‏منظور نیل به اهداف پروژه و انتظارات کارفرما.

کارکرد مدیریت پروژه در چیست ؟

• همان‌گونه که در گامهای پیشین بیان‌ کردیم ،‌ مدیریت‌پروژه مجموعه ابزارهایی برای برنامه‌ریزی و هدایت پروژه به سوی اهداف موردنظر است ؛ این اهداف بر پایه‌ رضایت‌مندی مشتری و توجه به سه ‌عامل زمان ، کیفیت و هزینه استوارند .
• در نگاه اول ممکن ‌است ابزارها و روش‌های مورد استفاده در مدیریت پروژه زاید ،‌ زمان‌بر و هزینه‌زا باشند ،‌ اما باید توجه ‌داشت که مدیریت‌ پروژه تنها راهی است که می‌تواند شما را از انجام به‌موقع پروژه مطمئن‌ سازد . مدیریت ‌پروژه راهیست برای استفاده‌ مناسب از انسان ، ماشین و پول در راستای اجرای درست و به‌هنگام یک کار نو ،‌ کاری که باید در همان اولین اجرا درست انجام‌ شود .
• مدیریت ‌پروژه یا مدیریت بر مبنای پروژه ، روش کارایی در مدیریت ، برای برخورد با کارهای نو و ایجاد توازن در توجه به محدوده‌ پروژه ، هزینه و کیفیت در قالب زمان و در محیطی مملوء از ریسک است . هدف از آموزش مدیران پروژه توانمندسازی آنان در برابر مشکلات پروژه و آماده‌سازی آنها برای ورود به فضای جدید و ناشناخته پروژه است

برنامه ریزی پروژه – کنترل پروژه:

• برنامه ریزی، بر روی تعیین اهداف و جهت ها متمرکز است و کنترل، کارها را به سمت آن هدف و جهت ها هدایت میکند.
• برنامه ریزی، منابع را به فعالیتها تخصیص میدهد و کنترل، برای استفاده مؤثر و مناسب از منابع کوشش میکند.
• برنامه ریزی، عواملی مثل نوع فعالیت، حجم و اندازه فعالیت، مدت زمان اجرا، منابع مصرفی و… را برای فعالیتها پیش بینی میکند و کنترل پروژه در عمل آنها را تدقیق میکند.
• برنامه ریزی، انگیزه لازم را به منظور دستیابی به اهداف تعیین شده در کارکنان ایجاد میکند و کنترل، در صورت نیل به اهداف، برای تشویق آنها مورد استفاده قرار میگیرد.

ساختار شبکه:

در شروع برنامه ریزی، لازم است کارها یا فعالیت هایی که باید در یک پروژه، عملی شوند تعریف شده و وابستگی های بین آنها معلوم گردد.

لذا نمایش شبکه ای یک پروژه از اولین اقدامات در امور برنامه ریزی بوده و پایه و تکیه گاه اصلی برای سایر امور برنامه ریزی می باشد.

نمودار شبکه ای به صورتهای مختلف قابل ارائه میباشد ولی متداولترین آنها از نوع شبکه های برداری میباشد.

در نوع دیگر شبکه ها، فعالیتها در داخل گره ها نشان داده میشود.(که بعد ها به آن می پردازیم)

روشهای تهیه اطلاعات و تنظیم شبکه:

1- روش مدیریت اجرایی

تیمی متشکل از 3 یا 4 نفر شامل مدیر پروژه، مهندس یا مشاور فنی آگاه به CPM خواهد بود که به دلیل محدودیت نفرا ت اختلاف سلیقه ها کاهش می یابد ولی در نتیجه محدودیت امکان جمع آوری دقیق مطالب ممکن است با مشکل مواجه شود.

2- روش کنفرانسی

تیم از روش مدیریت اجرایی بزرگتر است(15 تا 20 نفر) و برای هر کار نفر خاص تعیین میگردد ولی زمان زیادی صرف میشود ولی احتمال اشکال در آن کم است و جلسات در قالب کنفرانس های هر قسمت تخصصی برقرار میشود.

3- روش مشاوره ای

کار به دفاتر مشاور مدیریت صنعتی و مهندسی صنایع واگذار میشود. که مزایای زیادی دارد.

انواع وابستگی ها:

• وابستگی های طبیعی

که به علت خواص ویژه و طبیعی فعالیتها و ارتباطات منطقی بین فعالیتها ایجاد میشوند. مثلاً در یک در یک ساختمان ” نصب کاشی کف سیستم بهداشتی“ پس از ”عایق کاری کف“ انجام می شود.

• وابستگی های امکاناتی

که به دلیل محدودیت منابع ایجاد می شود. مثلاً در یک دانشگاه ظاهراً فعالیت“ ثبت نام دانشجویان“ با فعالیت ” اعلام نتایج نمرات به دانشجویان“ وابستگی ندارد ولی ممکن است به دلیل محدودیت منابع انسانی، یکنفر پس از تکمیل اولی به دومی بپردازد.

انواع روابط میان دو فعالیت:

منظور از رابطه(Relationship) یا بستگی(Dependency) میان دوفعالیت، تعریف قیود و الزامات ضروری میان شروع یا خاتمه یک فعالیت با شروع و خاتمه هر یک از فعالیتهای بعدی(Successor activities) وهر یک از فعالیتهای قبلی(Predecessor Activities) آن است.

روابط میان هر دو فعالیت از فعالیتهای یک پروژه را می توان به چهار نوع، به شرح زیر گروه بندی کرد :

1) رابطه فیزیکی               2) رابطه منطقی

3) رابطه سازمانی             4) رابطه محدودیت منابع

1) رابطه فیزیکی(Physical Relationship):

رابطه میان ماهیت،طبیعت یا فیزیک دو فعالیت به گونه ای است که شروع یکی از آنها قبل از خاتمه دیگری ممکن نیست.مثل اغلب روابط میان فعالیتهای یک پروژه(حفر کانال و لوله گذاری).

2) رابطه منطقی(Logical Relationship):

اجرای یکی از فعالیتها به خاتمه دیگری بستگی ندارد اما منطقی است(یا به صلاح است) که یکی از آنها پس از دیگری اجرا شود.

مثلاً مدیر پروژه تاکید دارد قبل از اجرای فعالیت انجام هر بخش، فعالیت مطالعه بخش بعدی را نباید اجرا کرد.

3) رابطه سازمانی:

برخی از موارد، بخشنامه ها، آئین نامه ها و مقررات وضع شده از طرف مدیریت رده اول سازمان مولد پروژه،‌ ما را به رعایت روابط خاصی میان دو فعالیت ملزم می نماید. رابطه سازمانی از نظر مدیریت سازمان منطقی است و نقض آن، عدم رعایت قوانین و مقررات را باعث میشود.

4) رابطه محدودیت منابع:

محدودیت استفاده از منابع اجرایی ما را وادار میکند که فعالیتی را بعد از خاتمه دیگری اجرا کنیم. این نوع بستگی ناشی از نیاز دو فعالیت به منابع اجرایی می باشد که مقدار آن محدود است .

نمودار گانت:

در اوایل قرن بیستم، هنری گانت(1919-1861)و فردریک تیلور(1915-1856)

برای برنامه ریزی پروژه ها از یک نمودار که محور افقی آن نشان دهنده عامل زمان بود و محور عمودی آن نشانگر فعالیتهای لازم در اجرای پروژه بود، استفاده نمودند. این نمودارها برای نشان دادن زمان های آغاز و پایان فعالیتها بوده و هنوز هم بسیاری از مؤسسات و سازمانها از آن استفاده میکنند.

از اشکالات عمده نمودار گانت، این است که ارتباط بین تاریخ های اجرای فعالیتهای پروژه، و ترتیب تقدم و تأخر بین آنها در این نمودار ها بخوبی مشهود نیست . بنابراین در صورتی که در یک یا چند فعالیت تأخیر رخ دهد،اثرات چنین دیرکردهایی بر سایر فعالیت ها و در نتیجه تکمیل پروژه براحتی قابل درک نیست.

روش مسیر بحرانی(CPM):

در سالهای دهه 1950 گروهی از دانشمندان علوم تحقیق در عملیات به فکر ایجاد روشهای کاملتری برای برنامه ریزی پروژه ها افتادند.

شرکت تولیدی ”دوپان-Du pant ” یک گروه تحقیقاتی را مأمور بررسی کاربرد های روشهای جدید مدیریت در امور مهندسی شرکت نمود.

نهایتاً این گروه در سال 1957 به سرپرستی مورگان واکر، موفق به ابداع روش مسیر بحرانی(Critical Path Method) شد. واولین بار در پروژه ساخت یک کارخانه برای شرکت دوپان، با سرمایه گذاری 10 میلیون دلار بکار رفت.

واقعه کلیدی(Milestone):

• در پروژه های واقعی و بزرگ، به دلیل وجود فعالیتهای بسیار زیاد، وقایع بسیاری نیز وجود دارد. برخی از این وقایع، از اهمیت و حساسیت فوق العاده ای برخوردار هستند، بطوریکه یکی از ملاکهای اصلی در تعیین وضعیت پیشرفت پروژه محسوب می شوند. به هر یک از این وقایع نام واقعه کلیدی اطلاق می گردد. وقوع هر یک از وقایع کلیدی در پروژه، حاکی از رسیدن پیشرفت پروژه به مقطع خاصی است.
• برای مثال، واقعه شروع و واقعه پایان، از وقایع کلیدی محسوب میشوند زیرا شروع و پایان هر پروژه برای مسئولین از اهمیت فراوانی برخوردار است.
• واقعه کلیدی، در بسیاری از موارد، واقعه بحرانی شبکه است اما این موضوع در کلیه موارد صادق نیست، یعنی کلمه وقایع کلیدی یک پروژه لزوماً بحرانی نیستند، بلکه مشخصات پروژه ، نظریات مدیر پروژه، نظریات مدیر بالاتر مدیر پروژه، عوامل جوی، محل انجام پروژه، امکانات و … تعیین کننده کلیدی بودن یک واقعه است.

شبکه های گره ای:

• علاوه بر شبکه های برداری، برای نشان دادن فعالیتها و وابستگی های بین آنها، روشهای دیگری نیز ابداع گردیده است.
• شبکه های گره ای که در اوایل دهه 1960 میلادی پایه گذاری شده است، گزینه مناسبی برای نمایش فعالیتهای پروژه و وابستگی های بین آنها بوده و در سالهای اخیر کاربردهای زیادی را به خود اختصاص داده اند.
• در نمودارهای گره ای، فعالیتها به وسیله گره ها نشان داده شده اند و ارتباطات و وابستگی ها ی بین فعالیتها توسط بردارها نمایش داده میشوند.
• شبکه های گره ای (AON) اولین بار توسط مهندس Bernard Roy

از شرکت مهندسی مشاورMetra International پایه گذاری شده است.

موازنه زمان – هزینه:

• در موارد بسیاری لازم است پروژه را زودتر از تاریخ محاسبه شده بر روی شبکه تکمیل نمود. یکی از راه حلهای کوتاه نمودن زمان اجرای پروژه، تسریع در انجام فعالیتها میباشد.برای کاهش زمان یک فعالیت باید میزان منابع مورد استفاده در آن فعالیت را افزایش داد. به عبارت دیگر برای اجرای یک فعالیت در زمانی کوتاه تر از آنچه در شرایط معمولی قابل اجراست، لازم است به حجم منابعی نظیر نیروی کار و تعداد تجهیزات و ماشین آلات افزوده و یا از ماشین آلات پر توان تر استفاده کرد .
• کاهش زمان اجرای پروژه همواره با صرف هزینه همراه است که در مقابل با کاهش زمان تکمیل پروژه، صرفه جویی هایی عاید میشود.

مدل های ممکن در بررسی زمان – هزینه:

• برای تغییرات عوامل هزینه و زمان محدودیتی وجود ندارد.
• تاریخ تکمیل مشخص شده است.
• بودجه معینی برای تسریع تاریخ تکمیل تعیین شده است.

مدل اول: برای تغییرات عوامل هزینه و زمان محدودیتی وجود ندارد:

• در شرایطی ممکنست تعیین زمان مناسب برای تکمیل پروژه به عهده برنامه ریز گذاشته شده باشد. به این معنی که با صرف هزینه ای مناسب برای اجرای پروژه موافقت شده،‌ ولی تعیین این میزان هزینه ، و در نتیجه تعیین تاریخ مشخصی برای تکمیل که به ازای آن این هزینه مصروف خواهد گردید به عهده برنامه ریز باشد.
• در این شرایط عاملی که باید حداقل شود، جمع هزینه های پروژه است. در صورتی که مدت انجام پروژه بسیار طولانی شود، هزینه هایی مثل سرمایه بلوکه شده، جریمه تاخیر و… افزایش خواهند یافت و اگر مدت انجام پروژه خیلی کاهش یابد هزینه هایی مثل هزینه کاهش زمان فعالیتها زیاد خواهند بود.
• در این مدل هدف تعیین زمان اقتصادی برای اجرای پروژه است که به ازاء آن جمع هزینه های مستقیم و غیر مستقیم در حداقل ممکن باشد.

مدل دوم: تاریخ تکمیل مشخص شده است:

• در بسیاری از پروژه ها، بنا به دلائلی ممکن است تاریخ تکمیل یا T_c تعیین شده باشد . در صورتی که این تاریخ از تاریخ محاسبه شده بر اساس روش محاسبات CPM کمتر(زودتر) باشد، ممکن است فشرده نمودن یا کاهش دادن زمان بعضی از فعالیتها در پروژه الزامی گردد. در اجرای این امر، ممکن است ترکیبهای مختلفی از فعالیتها که زمان آنها قابل کاهش است مورد نظر قرار گیرند. با کاهش زمان فعالیتهای هر یک از ترکیبهای مورد نظر این امکان وجود خواهد داشت که تاریخ پروژه را به T_c برسانند.
• در چنین مدلی هدف عبارت از تعیین ترکیب بهینه ( اقتصادی ترین ترکیب) برای کاهش فعالیتها است، به نحوی که با امکان پذیر نمودن اجرای پروژه در تاریخ تعیین شده یا T_c، میزان اضافه هزینه بابت تسریع، در حداقل ممکن باشد.

مدل سوم: بودجه معینی برای تسریع تاریخ تکمیل تعیین شده است:

• در مدل قبلی (دوم) عامل زمان محدود به T_c بوده و عامل قابل تغییر، عبارت از هزینه قابل صرف برای تکمیل پروژه در تاریخ T_c بود. در این مدل بر عکس حالت قبل، عامل زمان قابل تغییر بوده، ولی حداکثر مقدار اضافه هزینه ای که برای تسریع پروژه قابل پرداخت است، تعیین شده است.
• در چنین مدلی هدف یافتن بهترین ترکیب کاهش فعالیتها است، به صورتی که پروژه در زودترین تاریخ ممکن قابل تکمیل شدن بوده، ولی میزان هزینه ای که صرف کاهش زمان فعالیتها میشود، از بودجه تعیین شده برای این منظور عدول ننماید.

چگونگی موازنه هزینه- زمان(Time-Cost Trade-off):

در محاسبات CPM فرض براین است که کلیه فعالیتها، در زمان پیش بینی شده و معمولی خود قابل انجام هستند. حال در مواردی لازم می شود پروژه حتی زودتر از زمان برنامه ریزی شده به اتمام برسد. طبیعی است برای رسیدن به زمان تکمیل زودتر باید زمان تعدادی از فعالیتها را کاهش داد. این کاهش زمان توأم با افزایش منابع کاری آن فعالیتها و صرف هزینه است که آن را انجام ضربتی یا فشرده سازی زمان فعالیت گویند.

از آنجائیکه تاریخ تکمیل پروژه در هر مرحله، حاصل از مجموع زمانهای فعالیتهائی است که در مسیر یا مسیرهای بحرانی واقع شده اند، هدف تبادل هزینه و زمان برای دستیابی به زمان تکمیل زودتر پروژه، انتخاب مجموعه ای از فعالیتها برای فشرده سازی است، بطوریکه هزینه کل فعالیتها کمینه شود.

هزینه های مستقیم پروژه:

هزینه های مستقیم پروژه هزینه هائی هستند که مستقیماً صرف کاهش زمان پروژه می شود و مقدار آن با کاهش زمان اتمام پروژه افزایش می یابد :

1- الگوریتم ابتکاری       2- روش زیمنس       3- برنامه ریزی خطی

دو روش اول در مسائل بزرگ کارآئی زیادی ندارند ولی دانستن الگوریتم ابتکاری کمک بزرگی به درک روند محاسبات هزینه های مستقیم و همچنین نحوه مدل سازی آن بوسیله برنامه ریزی خطی می کند.

هزینه های غیر مستقیم پروژه:

• علاوه بر هزینه های مستقیم که مستقیماً صرف تسریع فعالیتهای پروژه میشوند نوع دیگری از هزینه ها به نام هزینه های غیر مستقیم وجود دارد که متناسب با طولانی شدن مدت پروژه افزایش می یابند که شامل مخارج غیر مستقیم پروژه مثل آب، برق، انرژی، اجاره محل، بیمه، جریمه دیرکرد و غیره میباشد.
• نکته اصلی در تشخیص هزینه های غیر مستقیم این است که این هزینه ها برای کل پروژه صرف شده و نمیتوان آنرا بر حسب تک تک فعالیتها تفکیک نمود.

برنامه ریزی و تخصیص منابع:

• در مراحل قبلی از برنامه ریزی، شناخت روابط میان فعالیتهای پرو‍ژه و برآورد مدت زمان اجرای آنها مورد نظر بودند، و فرض بر این بود که منابع (نیروی انسانی، تجهیزات، ابزار و ماشین آلات، مواد، مصالح و پول)مورد نیاز برای اجرای پروژه در زمان اجرا، آماده میباشد.
• اما غالباً مدیران پروژه در استفاده ازمنابع مورد نیاز محدودیت دارند.
• مدیر پروژه علاوه بر احساس مسئولیت علاقه و توجه به اجرای پروژه در چارچوب برنامه زمانی و بودجه از پیش تعیین شده، باید منابع اجرای پروژه خود را تراز(Level) نماید.
• روشهای متعددی برای برنامه ریزی، تخصیص و تراز کردن منابع ابداع شده اند که در دوره به چند نمونه آن اشاره میشود.

منابع چیستند؟ (Resources):

• تاکنون کوشش خود را صرف بهینه نمودن زمان(Time) نمودیم که بی تردید در راس سایر منابع قرار دارد. حال به استفاده بهینه از سایر منابع، یعنی نیروی انسانی(Man) ، تجهیزات و ماشین آلات(Machine) مصالح و مواد اولیه(Material) و پول(Money) خواهیم پرداخت.
• نیروی انسانی، ماشین آلات و تجهیزات، منابعی هستند که استفاده از آنها در اجرای هر فعالیت، موجب از بین رفتن آنها نمیشود. از این رو آنها را منابع قابل استفاده مجدد (Renewable Resources) مینامند.
• حال آنکه مواد اولیه و مصالح، منابع مصرف شدنی (Non-Renewable Resources) هستند.

برنامه ریزی تخصیص منابع محدود (RCPSP)
(Resource – Constrained Project Scheduling Problem)

• جزو معروفترین مسائل برنامه ریزی پروژه محسوب می شود که از دهه 1950 تاکنون ذهن متخصصین را به خود مشغول داشته و هزاران تز دکترا و فوق لیسانس در این زمینه ارائه شده است.
• در این حالت فرض بر این است از هر نوع منبع تعداد محدودی در دسترس باشد و بخواهیم پروژه را با همین تعداد منابع انجام دهیم.
• حال این سؤال مطرح است که زمان شروع فعالیتها با در نظر گرفتن محدودیت منابع و روابط وابستگی بین فعالیتها چگونه باشد تا پروژه با حداقل تأخیر ممکن نسبت به زمان اتمام محاسبه شده، به اتمام برسد.